Kupastuntas.co, Bandar Lampung – Pasca-penggabungan (merger) sembilan PT Perkebunan Nusantara pada akhir tahun 2023 lalu, PT Perkebunan Nusantara I (Persero) bergerak cepat membenahi tata kelola internal secara menyeluruh. Salah satu langkah krusial yang kini tengah diakselerasi adalah restrukturisasi sistem kearsipan perusahaan demi menyelamatkan dokumen historis, peta lahan, serta aset strategis nasional yang dikelola perseroan.

Langkah strategis tersebut diwujudkan melalui kunjungan pembelajaran (benchmarking) intensif puluhan karyawan lintas bagian PTPN I ke Gedung Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) di Jakarta, Rabu (10/06/2026) . Kunjungan ini bertujuan menyelaraskan tata kelola arsip multi-regional yang semula terfragmentasi ke dalam satu standar kearsipan nasional yang kokoh dan akuntabel.

Head of PMO Audit & Risk PTPN I, Rossiyana Amin, menerangkan bahwa langkah integrasi pasca-merger memiliki tantangan tersendiri. Pasalnya, sembilan PTPN yang kini melebur ke dalam PTPN I membawa latar belakang, budaya kerja, dan sistem pengarsipan yang berbeda-beda. Oleh karena itu, standardisasi di bawah bimbingan langsung otoritas kearsipan nasional menjadi hal yang mutlak.

"Tujuan utama kami melakukan benchmarking ini adalah mendapatkan gambaran utuh mengenai pengelolaan arsip yang memenuhi standar nasional. PTPN I memiliki karakteristik arsip yang sangat vital, mulai dari peta perkebunan hingga dokumen pertanahan (agraria). Dokumen-dokumen ini bukan sekadar lembaran kertas, melainkan bukti otentik hukum yang sangat diperlukan dalam pembuktian di persidangan maupun perlindungan legalitas aset negara," ujar Rossiyana dalam pengantarnya.

Direktur Kearsipan Pusat ANRI, Rio Adminal Parifesi, menyambut baik inisiatif korporasi perkebunan negara tersebut. Rio memaparkan bahwa ANRI memegang wewenang penuh dalam akreditasi, pengawasan, serta pembinaan teknis kearsipan nasional melalui instrumen bimbingan teknis (bimtek) dan penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Ia menggarisbawahi bahwa tata kelola kearsipan di enam regional PTPN I saat ini memerlukan perhatian khusus dan pendampingan terstruktur karena sistem ini belum pernah disatukan sebelumnya.

"Kedudukan unit kearsipan di PTPN I yang saat ini melekat pada fungsi kesekretariatan harus diperkuat agar mampu mengelola arsip beberapa unit kerja regional secara optimal. Kompetensi SDM kearsipan harus difokuskan agar mampu mengelola arsip dinamis maupun inaktif secara profesional, yang pada akhirnya bermuara pada penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan nasional. Kita dapat merefleksikan keberhasilan tata kelola kearsipan BUMN lain seperti PT KAI yang sudah cukup baik dalam hal kelembagaan, kebijakan, hingga digitalisasi," urai Rio.

Lebih jauh, Rio mendorong PTPN I untuk mengonsolidasikan dokumen sejarah perkebunan nasional melalui pembangunan museum atau gallery of memory. Langkah ini dinilai strategis untuk menyelamatkan aset sejarah komoditas, memperkuat identitas dan citra korporasi di mata publik, serta mendukung skema hilirisasi demi kepentingan ekonomi nasional.

Sementara itu, Ketua Tim Pembinaan Kearsipan Badan Usaha Pusat ANRI, Tuti Swidayanti, menyatakan kesiapan penuh pihaknya untuk mengawal proses transformasi kearsipan PTPN I. ANRI berkomitmen melakukan pemetaan kebutuhan dan memberikan asistensi menyeluruh kepada seluruh regional BUMN perkebunan ini.

"Urusan kearsipan tidak bisa dilepaskan dari aspek kepastian hukum. Semua BUMN wajib menaruh perhatian besar pada hal ini. Kami akan memberikan dukungan penuh, mulai dari program pelatihan terpadu bagi tim pengawas intern maupun staf kearsipan PTPN I, hingga penetapan status arsip statis dan dinamis," tegas Tuti.

Pada sesi diskusi yang berlangsung interaktif, Kepala Sub Divisi Sekretariat dan GCG PTPN I, Abdurahman Maas, menyampaikan apresiasi mendalam atas evaluasi dan masukan objektif yang diberikan oleh ANRI. Sebelum kunjungan dilaksanakan, PTPN I telah memetakan kondisi riil pengarsipan di Kantor Pusat (Head Office) Jakarta maupun di seluruh unit regional sebagai gambaran awal bagi ANRI.

"Kami sangat berterima kasih atas penilaian, saran, dan masukan konkret mengenai bagaimana seharusnya sistem pengarsipan korporasi dijalankan. Hasil dari pertemuan dan benchmarking ini akan kami formulasikan menjadi acuan strategis serta rekomendasi utama bagi jajaran manajemen PTPN I dalam menyusun kebijakan tata kelola kearsipan perusahaan ke depan," kata Maas nama akrab Abdul Maas. 

Usai sesi diskusi, kegiatan dilanjutkan dengan peninjauan langsung (site visit) oleh delegasi PTPN I ke fasilitas penyimpanan dokumen rahasia dan surat penting negara (depo arsip) di Gedung ANRI. Melalui kunjungan fisik ini, para karyawan PTPN I dapat melihat langsung standar sterilisasi, pengaturan suhu, aspek keamanan, serta manajemen restorasi arsip modern yang nantinya akan diadaptasi di lingkungan PT Perkebunan Nusantara I. (*)