Kupastuntas.co, Metro - Pemerintah Kota (Pemkot) Metro melalui Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo) telah memberlakukan penggunaan e-Surat alias Paperless atau tanpa kertas. Dinas juga menjamin keamanan sistem penerapan e-Surat di Metro tidak dapat dibobol oleh peretas.

Dari informasi yang dihimpun Kupastuntas.co, penggunaan Paperless di lingkungan Pemkot Metro telah diberlakukan dan efektif kurang lebih sepekan atau mulai tanggal 24 Juli 2023.

Kebijakan tersebut tertuang dalam maklumat Walikota Metro, Wahdi melalui surat pemberitahuan elektronik Walikota Metro dengan nomor : 800/E021-23363/D.13/03/2023 tentang Penerapan E-Surat pada Aplikasi Portal PNS di Lingkungan Pemerintah Kota Metro, tertanggal 17 Juli 2023.

Kepala Diskominfo Kota Metro, Subehi menilai, migrasi surat menyurat dari konvensional menggunakan kertas menjadi E-surat di Metro dapat menunjang peningkatan keamanan, efesiensi serta efektivitas menuju smart city di Bumi Sai Wawai.

"Jadi kita sudah buat surat Walikota ya, jadi berlaku mulai efektif tanggal 24 Juli kemarin bahwa untuk seluruh OPD sampai dengan di tingkat kelurahan. Artinya untuk surat-surat tertentu, surat undangan, surat biasa, nota dinas, surat perintah tugas kita arahkan semuanya untuk menggunakan aplikasi yang ada di portal PNS yaitu e-Surat," kata Subehi, saat dimintai keterangan di kantor Pemkot Metro, Selasa (1/8/2023).

Dalam penerapannya, Diskominfo Metro menjalin kerjasama dengan Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN) Republik Indonesia. 

"Jadi semuanya sudah kita gerakkan, jadi perintah Pak Wali semuanya supaya bisa mengimplementasikan aplikasi e-Surat ke seluruh OPD. Artinya surat yang ditandatangani oleh Walikota, Wakil, Sekda sampai dengan jajaran bawah hingga kelurahan sudah harus menggunakan itu," paparnya.

"Karena memang semuanya sudah kita buatkan tanda tangan elektronik dan ini sudah terdaftar semua di BSSN RI, karena kita bekerjasama dengan BSSN. Jadi semuanya sudah kita fasilitasi untuk bisa menggunakan e-Surat tersebut. Surat yang sifatnya keluar juga bisa menggunakan e-Surat," imbuhnya.

Subehi juga menjelaskan sejumlah keuntungan dalam penerapan paperless di lingkungan Pemkot Metro. Menurutnya, penerapan E-surat lebih cepat dan dapat digunakan melalui Smartphone.

"Yang pertama dia lebih cepat, lebih efisien dari sisi waktu, karena itu kan sudah ada di dalam Smartphone kita masing-masing. Karena kita kan basisnya android, jadi konsep surat itu ada di HP kita, jadi kita dimana pun bisa memproses surat itu, bisa membawa dan bisa menandatangani surat itu," ucapnya.

"Jadi kita gak perlu mau nyari-nyari kan pejabat itu. Kan kadang-kadang pas keluar, ada acara, pas ada dinas luar, nah kan sering kalau pakai, biasa itu kan pasti terhambat. Bisa berhari-hari surat itu ada di meja. Nah dari segi waktu pasti lebih efisien," sambungnya.

Tidak hanya itu, Subehi juga menilai bahwa penerapan E-surat lebih hemat biaya dibandingkan konvensional. Meskipun begitu, terdapat sejumlah surat pemerintah yang masih berbasis konvensional, seperti surat keputusan Walikota.

"Iya masih, kalau tertentu seperti Surat Keputusan Walikota itu ada proses tersendiri, mungkin kita belum bisa terapkan. Karena itu bedalah, tapi kalau surat-surat biasa, surat edaran, surat undangan surat tugas itu sudah bisa kita terapkan dengan e-Surat," bebernya.

"Kemudian dari sisi biaya otomatis kan ini tidak menggunakan kertas, otomatis ini sangat hemat untuk biasa ATK dan sebagainya. Nah harapan proyeksi kita itu dengan penerapan e-Surat bisa kita kurangi," lanjutnya.

Kepala Diskominfo tersebut juga memberikan jaminan keamanan terhadap penerapan e-surat. Hal tersebut lantaran e-surat yang dikeluarkan dapat di cek keasliannya langsung.

"Pasti dong. Kalau tandatangan elektronik itu pasti jauh lebih aman daripada tanda tangan manual. Karena sudah tersertifikasi di BSSN. Jadi itu mudah untuk mengeceknya. Pada saat kita ingin melihat keaslian suratnya itu, kita bisa scan QR, itu akan keluar surat aslinya. Jadi bisa dilihat keasliannya," ungkapnya.

"Kalau tandatangan biasa kan suka ada penipuan, pemalsuan dan sebagainya itu mudah. Tapi kalau pakai QR itu sangat kecil, bahkan tidak mungkin untuk dipalsukan," tambahnya.

Subehi mengingatkan seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD) hingga tingkat Kelurahan untuk menerapkan E-surat. Jika masih ada yang belum bermigrasi ke paperless maka akan terus diingatkan.

"Yang jelas kita dalam surat Walikota itu per tanggal 24 Juli kemarin memerintah untuk menerapkan penggunaan e-Surat. Tinggal kita monitor kalau masih ada OPD yang menggunakan surat manual kita ingatkan agar segera beralih dengan e-Surat. Karena merubah kebiasaan itu kan perlu proses," terangnya.

"Kominfo selalu siap untuk melakukan pendampingan-pendampingan di OPD. Kalau ada OPD kesulitan menerapkan aplikasi ini, Kominfo akan turun. Kita mengingatkan OPD untuk bisa menggunakan e-Surat itu sebagaimana dengan surat Walikota yang sudah dikeluarkan," pungkasnya. (*)

Video KUPAS TV : Hasil Perbaikan Jalan Lingkungan di Untung Suropati Dinilai Bahayakan Pengendara