• Selasa, 19 Maret 2024

Manajemen Risiko dalam Proyek Sistem Informasi, oleh Rusliyawati, S.Kom., M.T.I.

Rabu, 22 Maret 2023 - 08.20 WIB
1.3k

Rusliyawati, S.Kom., M.T.I., Tim Kelompok Keilmuan Tata Kelola Teknologi Informasi Universitas Teknokrat Indonesia

Kupastuntas.co, Bandar Lampung - Saat mulai mengembangkan proyek sistem informasi, pasti terbersit kalimat 'Bagaimana jika proyek gagal? Apa yang salah?'.

Keputusasaan seorang manajer proyek pasti yang terfikir. Menindaklanjuti hal tersebut pemikiran preventif harus dimiliki oleh seorang manajer proyek. Masalah pasti akan muncul, dan dibutuhkan strategi untuk bagaimana mengelola risiko yang ada.

Risiko kegagalan sebuah proyek pengembangan sistem menjadi isu utama yang harus diperhitungkan oleh manajemen organisasi. Penyebab utama kegagalan bisa menjadi dampak dari ketidakmampuan manajer proyek dalam mengelola isu-isu risiko dalam proyek yang bersangkutan.

Apa itu Manajemen Resiko pada Proyek?

Risiko adalah segala sesuatu yang berpotensi memberikan dampak negatif terhadap tujuan dan strategi yang ingin dicapai oleh sebuah organisasi. Dalam konteks manajemen proyek, risiko diklasifikasikan sebagai masalah yang harus diidentifikasi, dikaji, dan diukur, serta ditangani dengan rencana respon risiko atau manajemen risiko.

Perbedaan manajemen risiko tergantung jenis proyek. Pada proyek berskala besar, strategi manajemen risiko dapat mencakup perencanaan terperinci yang ekstensif untuk setiap risiko dalam memastikan strategi mitigasi tersedia jika muncul masalah proyek.

Sedangkan bagi proyek yang lebih kecil, manajemen risiko dapat berupa daftar sederhana, prioritas dari risiko prioritas tinggi, menengah dan rendah.

Manajemen risiko proyek harus menjadi bagian dari proses perencanaan dengan tujuan mengetahui risiko yang mungkin terjadi, cara pengendalian risiko, dan menjamin proyek tetap pada jalur dan mencapai tujuannya.

Bagan Gantt dapat digunakan sebagai alat untuk pembuatan Rencana Manajemen Risiko terperinci pencegah risiko menjadi masalah.

Bagaimana Mengelola Risiko?

Apakah penerapan manajemen risiko dapat meningkatkan organisasi? Jawabannya adalah Iya, Membangun protokol manajemen risiko dengan membuat seperangkat alat dan template yang konsisten ke dalam budaya organisasi dapat mengurangi biaya overhead dari waktu ke waktu.

Dengan arti, setiap kali memulai proyek baru, tidak seperti harus menemukan kembali roda. Hal-hal seperti catatan dan riwayat organisasi merupakan arsip pengetahuan yang dapat menjadi pengalaman saat mendekati risiko dalam proyek baru.

Selain itu, dengan mengadopsi sikap dan nilai organisasi untuk menjadi lebih sadar akan risiko, organisasi akan dapat mengembangkan pemahaman yang lebih baik tentang sifat ketidakpastian sebagai masalah inti bisnis.

Perencanaan, strategi, kebijakan, dan keputusan yang lebih baik akan hadir dengan adanya tata kelola teknologi informasi yang lebih baik.

Tahap Penilaian Risiko

• Identifikasi Risiko. Cara yang dapat dilakukan adalah brainstorming dengan tim, kolega, atau pemangku kepentingan yang memiliki pengalaman relevan dari proyek dalam pengumpulan informasi untuk pengidentifikasian dan pencarian solusi mengatasi risiko. Selain itu perhatikan data historis pada proyek sebelumnya, dan gunakan proses struktur perincian risiko untuk menyingkirkan risiko dari non-risiko.

• Analisis Risiko. Melalui analisis risiko kualitatif dan kuantitatif, bagaimana risiko akan mempengaruhi jadwal dan anggaran proyek dapat ditentukan. Penggunaan perangkat lunak Project Manager berbasis cloud dapat menganalisis risiko dengan memantau proyek secara langsung, serta memberikan informasi waktu nyata, sehingga tindakan yang dilakukan berdasarkan keakuratan data.

• Tetapkan Risiko Prioritas. Untuk mengetahui sumber daya apa yang akan dikumpulkan untuk penyelesaian jika risiko terjadi diperlukan evaluasi risiko melalui pengklasifikasian daftar risiko berdasarkan prioritas tinggi, sedang, atau rendah. Berdasarkan prioritas resiko, dapat dibuat perencanaan penanggulangan risiko. Risiko prioritas tinggi membutuhkan perhatian segera karena akan menggagalkan proyek, sedangkan risiko prioritas sedang mungkin tidak mengancam keberhasilan proyek tetapi tetap mendapatkan perhatian sesuai.  

• Tetapkan Penanggung Jawab Risiko. Siapa orang yang ditugaskan bertanggung jawab atas risiko yang muncul? Penugasan harus kepada orang yang tepat untuk memastikan bahwa setiap risiko diawasi dan diselesaikan sesuai waktu. Melalui penugasan orang yang tepat berarti menjamin proyek terlindungi. 

• Menanggapi Risiko. Dalam menanggapi risiko harus diketahui dulu apakah jenis risiko positif atau negatif, dan memberikan manfaat bagi kemajuan proyek? Jika tidak, maka perlunya penerapan strategi mitigasi risiko sebagai rencana darurat untuk meminimalkan dampak risiko proyek. Selanjutnya lakukan tindakan sesuai skala prioritas risiko, untuk memutuskan rencana mana yang tepat guna mengatasi risiko. 

• Memantau Risiko. Penanggungjawab risiko harus terus melacak perbaharuan untuk mendapatkan gambaran yang akurat tentang keseluruhan kemajuan proyek serta sebagai acuan mengidentifikasi dan memantau jika terjadi risiko baru. Setiap tim yang terlibat dalam proyek harus mengetahui apa risiko yang sedang dan akan terjadi, sehingga dapat menetapkan pengelolaan prosesnya. (*)