Kupastuntas.co - Di suatu perusahaan, tentu membeli bahan baku pada supplier adalah salah satu hal yang selalu dilakukan setiap hari.

Maka dari itu, ada pekerjaan yang bertajuk purchasing staff. Posisi ini sangat penting terutama untuk menjaga alur pembelian barang supaya efisien, lancar, serta menghasilkan keuntungan untuk bisnis di perusahaan tersebut.

Jika Anda tertarik untuk mengisi posisi purchasing staff di suatu perusahaan, maka buat lah resume yang menarik. Sehingga, nantinya Anda bisa dipanggil wawancara. Untuk itu, lihat contohnya disini agar resume Anda cukup attractive untuk dipertimbangkan HRD.

Apa Itu Purchasing Staff?
Purchasing staff merupakan karyawan yang tugasnya membeli bahan baku untuk nantinya diolah jadi produk dengan nilai jual yang sesuai keinginan perusahaan. Purchasing staff ini sangat dibutuhkan baik untuk perusahaan dengan skala kecil ataupun yang berskala besar.

Pekerjaan ini erat kaitannya dengan aktivitas purchasing atau proses mencari sumber barang dan jasa untuk kegiatan produksi. Pada posisi purchasing staff ini, maka pekerjaan yang dilakukan akan banyak berhubungan dengan dokumentasi dan validasi. Proses pembelian barang ini tentu yang dibutuhkan oleh berbagai departemen yang ada pada suatu perusahaan.

Tugas Purchasing Staff
Secara lebih rinci, tugas dari purchasing staff akan dijelaskan melalui daftar di bawah ini :

· Membuat daftar nama para supplier.

· Membuat daftar pembelian barang dan jasa yang akan digunakan untuk proses produksi.

· Membuat kategori berdasarkan daftar tersebut supaya mudah dipahami.

· Mengontak supplier supaya bisa memperoleh harga terbaik.

· Mengajukan persetujuan pada divisi keuangan terkait pembelian bahan baku.

· Membuat dokumen purchase order atau PO untuk pemesanan barang yang sudah disetujui, kemudian mengirimkannya kepada supplier tersebut.

· Melakukan negosiasi dengan supplier supaya harga yang didapatkan lebih profitable.

· Memastikan kualitas dari barang yang dipesan.

· Memantau pengiriman barang.

· Menghubungi divisi keuangan dan logistic terkait berkas dan pembayaran barang tersebut.

Tahapan Purchasing suatu Perusahaan
Lebih jauh lagi, Anda harus tahu tahapan purchasing di suatu perusahaan. Berikut pembahasannya :

1. Menangani Proses Pembelian Seluruh Kebutuhan Perusahaan

Profesi ini mengharuskan membuat rencana pembelian barang maupun jasa yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan. Mulai dari kebutuhan harian, kebutuhan insidentil, dan sebagainya. Misalnya membeli mesin, PC, atau bahan baku produk.

2. Mengajukan Persetujuan PO kepada Perusahaan

Usai purchasing staff membuat berkas PO, maka selanjutnya ia harus meminta persetujuan pada divisi keuangan. Apabila sudah disetujui, maka Anda bisa melanjutkan proses pemesanan barang tersebut pada pihak supplier.

3. Penerimaan DO atau Delivery Order

Ketika vendor sudah menerima PO, maka akan dikirim delivery order-nya. Dokumen akan dikirim pada perusahaan pembeli agar dapat diverifikasi ulang serta ditandatangani pihak yang memiliki kuasa.

4. Memantau Barang yang Dibeli

Tanggung jawab yang selanjutnya adalah memeriksa lagi kondisi barang tersebut. Cek satu per satu apakah barang sudah sesuai dengan spesifikasi yang ditawarkan oleh supplier atau belum. Cek juga keterlambatan, harga, dan kriteria lainnya.

Sehingga, kualitas barang yang didapatkan sesuai dengan yang dipesan. Selain itu, barang juga akan tepat waktu, dan sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan.

5. Pencatatan Faktur PO

Faktur PO atau purchasing order harus didokumentasikan dengan baik. Jadi, saat perusahaan pembeli menerima invoice, maka harus dicek pajak pembelian dan pajak lain yang mesti dibayar sesuai dengan kesepakatan. Dokumen yang perlu diperiksa meliputi DO, PO, serta invoice-nya.

6. Melakukan Pembayaran pada Supplier

Jika pemeriksaan sudah dilakukan, selanjutnya, dilakukan pembayaran pada vendor sesuai dengan nominal yang sudah disepakati bersama.

Kemampuan yang Harus Dimiliki Purchasing Staff
Agar bisa melakukan tugasnya dengan baik, maka seorang purchasing staff harus memiliki kriteria atau kemampuan sebagai berikut :

· Kemampuan untuk berkomunikasi dan bernegosiasi.

Sebab, purchasing staff akan selalu melakukan komunikasi baik dengan mitra bisnis, supplier, pelanggan, dan divisi-divisi perusahaan. Maka dari itu, skill untuk berkomunikasi dengan baik adalah sebuah keharusan. Sehingga proyek akan berjalan dengan baik serta tidak terjadi kesalahpahaman.

· Memiliki jaringan vendor, supplier, freelancer, dan service company yang luas.

Networking juga wajib dimiliki oleh purchasing staff karena akan membantu kinerjanya. Jika membutuhkan barang atau jasa, maka kemungkinan terbesar bagi purchasing staff adalah menghubungi networking atau jaringan yang dimiliki sehingga akan memperoleh harga yang paling baik.

· Bisa melakukan pendataan serta dokumentasi secara terorganisir.

Agar dapat melakukan pendataan secara terorganisir, maka purchasing staff harus memiliki kemampuan minimal mengoperasikan MS Office dan komputer. Selain itu, purchasing staff juga harus bisa melakukan pemberkasan di cloud. Sehingga, dokumen ini akan tersimpan dengan baik karena merupakan aset dari perusahaan.

Menjadi purchasing staff adalah peran yang sangat vital di suatu perusahaan. Maka dari itu, persiapkan diri dengan skill dan kemampuan di atas sehingga saat bekerja nanti Anda bisa melakukan tugas dengan baik. Semoga penjelasan di atas bermanfaat dan jadi referensi sebelum Anda mendaftar kerja. Semoga berhasil! (*)